S rastom organizacije i postupnim razvojem procesa raste broj zaposlenika i poslovnih zahtjeva. Ručne evidencije se množe, e-mail komunikacija sve je češća unutar poduzeća, i čini se da je sve kako treba biti. Koriste se alati i kanali koji predstavljaju najbrži način za rješavanje konkretnih izazova u operativi.
Takav način rada može potrajati godinama. Svaka tablica ili alat rješava određeni problem i omogućuje nastavak poslovanja. S vremenom nastao je operativni model poduzeća temeljen na velikom broju međusobno povezanih koraka i model odgovara zahtjevima poslovanja. U tom trenutku ne postoji jedinstveno mjesto na kojem se nalaze svi podaci i poslovni procesi. Poduzeće raste, ali do kada može tako?
Svako poduzeće prije ili kasnije dođe do trenutka kada operativni model postane složeniji od alata koji ga podržavaju. Digitalizacija rijetko predstavlja unaprijed planiranu fazu razvoja poslovanja. Najčešće je odgovor na operativnu složenost koja se postupno razvijala godinama. Informacije se održavaju na više mjesta, različite evidencije sadrže različite verzije istih podataka, a koordinacija između odjela postaje sve zahtjevnija. Problem nisu pojedini alati, nego činjenica da dodavanje novih više ne rješava način na koji organizacija posluje. Digitalizacija zato nije zamjena Excela novim softverom, nego promjena operativnog modela koji je poslovanje s vremenom preraslo.
Prije razvoja novog sustava potrebno je razumjeti kako postojeći zaista funkcionira. Kako podaci teku kroz organizaciju, i gdje nastaju razlike između odjela. Sve da bi nastao operativni sustav koji će podržati poslovanje kao cjelinu, umjesto da samo zamijeni tablice i ručne procese.
Fragmentirani podaci zahtijevaju dodatnu koordinaciju u poslovanju. Excel tablice nastaju jedna po jedna, prvi dio podataka vodi se u ERP-u, drugi u računovodstvenom programu, a e-mail sadržava komunikaciju između zaposlenika i korake u poslovanju. Dio podataka ostaje unutar pojedinih odjela, i svaki izvor informacija služi svrsi unutar procesa kojem pripada.
Što kada isti podatak počne postojati na više mjesta? Promjena je napravljena u jednoj evidenciji, ali nije ažurirana u ostalima. Obje verzije podatka mogle bi biti objavljene u svakodnevnom radu. Više verzija iste informacije polako kola sustavom, a razlike postaju vidljive tek u izvještajima.
Koji su podaci mjerodavni za donošenje odluka? Zaposlenici provjeravaju koja je verzija točna, podaci se usklađuju, a izvještaji dvaput provjeravaju. Što poslovanje postaje složenije, to više vremena odlazi na održavanje podataka.
Fragmentirani podaci nisu rezultat loše organizacije, svi ti koraci zbog kojih postoje bili su opravdani u datom trenutku. Ali poslovanje je raslo brže od sustava koji ga podržavaju. Zato je prilikom procesa digitalizacije potrebno prvo uspostaviti jedinstven izvor podataka za cijelu organizaciju, a tek onda zamijeniti postojeće tablice i alate.
Kada postojeći način rada preraste Excel, problem više nije u tablicama nego u načinu na koji informacije prolaze kroz organizaciju. Svako poduzeće do te točke dolazi u različitom trenutku, ali signal je uvijek sličan. Sve više vremena odlazi na koordinaciju i održavanje podataka, a sve manje na aktivnosti koje stvaraju novu vrijednost. Upravo tada digitalizacija postaje sljedeći korak u razvoju poslovanja.
Organizacija postaje složena kada različiti odjeli razviju vlastite procese rada i prenose svoje podatke, između odjela. Tada se rađaju operativni izazovi u svakodnevnim aktivnostima.
Kako rastu, odjeli razvijaju sebi svojstvene načine rada; administracija vodi svoje evidencije, operativa prati poslovne procese, prodaja koristi alate za ubrzati rad, a računovodstvo prikuplja podatke potrebne za financijska izvješća. Svaki odjel optimizira vlastiti dio poslovanja prema operativnim potrebama, zadacima i tokovima. Što kada ti procesi ovise jedni o drugima?
Ručne izmjene podataka i telefonski prijenosi informacija odvijaju se svakodnevno. Tablice se šalju e-mailovima, a jedan poslovni događaj prolazi kroz nekoliko točaka rizičnih za vrijednost informacija, prije svoje finalne verzije. Svaki odjel radi svoj posao, ali organizacija nema zajednički operativni model.
Posao se i dalje obavlja, ali do kada? Tek kada broj zaposlenika ili korisnika naraste, postaje jasno koliko vremena odlazi na usklađivanje procesa između timova.
Raste broj zaposlenika, odjela i poslovnih događaja, a s njima i koordinacija. Provjerava se točnost podataka; telefonski pozivi, e-mailovi i poruke, usklađuju se aktivnosti između timova. Dio poslovnog procesa seli se iz operativnog sustava u komunikacijske kanale.
Komunikacijom se održava poslovanje, informacije se prenose više puta, status projekta provjerava se na nekoliko mjesta, sve više vrijeme odlazi na utvrđivanje koja je verzija podatka posljednja. Posao teče, ali velik dio ovisi o koordinaciji među ljudima, umjesto o procesu podržanom sustavom.
Kada su podaci i procesi neobjedinjeni, pregled poslovanja je ograničen. Svaki odjel vidi svoj dio procesa, ali nitko ono prije, ili nakon toga. Informacije su raspoređene kroz različite tablice i alate, a upravljanje poslovanjem je otežano.
Jednostavna pitanja zahtijevaju dodatne provjere: u kojoj je fazi pojedini posao, tko čeka sljedeći korak ovoga projekta, koliko je otvorenih zadataka u ovome trenutku… Odgovori se prikupljaju iz više izvora prije nego što se koriste za donošenje odluka.
To je trenutak za započeti projekt digitalizacije poslovanja, da bi se ponovno uspostavio pregled nad poslovanjem i povezali procesi koji su se razvijali odvojeno.
S takvom situacijom susreli smo se u projektu razvoja softvera Officium WasteManagera. Najveći izazov bio je razumijevanje načina na koji je poslovanje funkcioniralo prije digitalizacije, a ne sam razvoj softvera. Podaci su bili rastrkani po raznim evidencijama, Excel tablicama… a dio informacija prenosio se svakodnevno između zaposlenika.
Nastao je model koji je omogućio nastavak poslovanja, do trenutka kada je bilo potrebno povezati sve te procese u operativni sustav. Prije samog razvoja softvera bilo je potrebno utvrditi koji su podaci mjerodavni i kojim sve putevima informacije prolaze između odjela. Dio podataka unosio se više puta, unutar istog procesa, jer su različiti odjeli koristili različite evidencije. Prije samog razvoja bilo je potrebno utvrditi kada pojedini podatak nastaje i tko je njegov vlasnik.
Tek nakon što je operativni model bio u potpunosti razumljiv, razvoj softvera mogao je započeti. U suprotnom bismo digitalizirali iste nepovezane procese koji su već postojali, samo u novom sustavu.
Projekt je započeo usklađivanjem načina rada i određivanjem jedinstvenog izvora podataka. Definiranje zajedničke poslovne prakse i razvoj funkcionalnosti softvera uslijedili su tek nakon toga. Operativna platforma koja je nastala podržava njihovo poslovanje danas kao cjelinu, umjesto da digitalizira pojedinačne Excel tablice i ručne postupke što je često slučaj.
Iskustvo projekta Officium WasteManagera potvrdilo nam je da najveća vrijednost digitalizacije nastaje kada cijela organizacija počne koristiti iste podatke i iste procese unutar zajedničkog operativnog modela, bez obzira kojem odjelu pojedini zaposlenik pripada.
Digitalizacija pojednostavlja način na koji organizacija posluje. Kada su podaci i procesi vidljivi svima, promjene nisu samo u tehnologiji nego i u načinu rada. Koordinacija, donošenje odluka i planiranje daljnjeg razvoja postaju znatno jednostavnije radnje.
Kada svi odjeli koriste iste informacije, više nema potrebe za provjerama. Koja evidencija, koji alat? Svaka promjena postaje dostupna svima, a poslovni događaji prate se kroz jedan operativni sustav.
Transparentnost poslovanja raste, a odgovornosti postaju jasnije. Lakše je pratiti tijek procesa, a informacije potrebne za donošenje odluka dostupne su svima prema razini autorizacije. Nema više ovisnosti o pojedincima koji znaju gdje se određena informacija nalazi, sve je u sustavu.
Poslovni procesi objedinjeni unutar operativne platforme, smanjuju ovisnost o komunikaciji između zaposlenika. Koordinacija se odvija kroz sustav, informacije prate određene projekte, a promjene su vidljive odmah svima koji su uključeni u proces.
Time se smanjuje potreba za dodatnim provjerama, telefonskim pozivima i e-mailovima kojima se potvrđuje status pojedinog zadatka. Zaposlenici više vremena provode radeći svoj posao, a manje usklađujući informacije između različitih odjela i alata.
Poslovanje je postalo predvidljivije. Podaci, procesi i odgovornosti kolaju unutar operativnog modela. Izvještaji se temelje na jedinstvenim podacima koji ukazuju na rezultate poslovanja. Novi zaposlenici lakše se uključuju u postojeće procese, a rast poslovanja više ne prati proporcionalni rast administracije.
Centralizacija nije cilj digitalizacije, već rezultat poslovanja koje se temelji na zajedničkim procesima i jedinstvenom izvoru podataka. Organizacije koje dosegnu tu fazu više ne zamjenjuju Excel tablice, nego operativni model koji više ne može pratiti njihov daljnji rast. Upravo zato jedinstvene operativne platforme predstavljaju sljedeći korak u razvoju poslovanja.
Ako se ova tema odnosi na projekt koji planirate, možete nam se javiti izravno ili proći kroz project estimation flow za strukturiranu prvu procjenu.
