Organizacije ne koriste velik broj različitih alata namjerno, planski za obavljanje svakodnevnog posla. Sustavi se uvode postupno; jedan alat rješava komunikaciju, drugi služi za evidenciju podataka, treći prati izvršenje zadatka… Sve postepeno, uvedeno u hodu iz potreba posla, alati se pojavljuju kao nova rješenja koja odgovaraju na operativne potrebe.
Takav način rada u svojim počecima ne predstavlja problem, timovi pronalaze efikasan način za odraditi posao. Informacije su dostupne, unutarnji procesi funkcioniraju i svakodnevne aktivnosti se izvršavaju. Kako poslovanje raste, broj potrebnih alata raste s njime.
U poslovne tokove postepeno se uključuju e-mail komunikacija, Excel tablice, osobne bilješke, aplikacije za razmjenu poruka… Dodatne evidencije nastale kao privremeno rješenje postaju dio radnih procesa. Informacije se prenose između različitih sustava, ručno i bez jedinstvenog mjesta u sustavu na kojem se sabiru.
Kako poslovanje raste, pojavljuju se novi alati jer svaki od njih rješava određeni operativni problem. S vremenom oni više ne funkcioniraju samostalno, nego postaju dijelovi istog poslovnog procesa. Informacije putuju između aplikacija, zaposlenika i komunikacijskih kanala, dok nijedan sustav više nema cjelovitu sliku poslovanja.
Upravo tada organizacija počinje tražiti drugačiji pristup. Rješenje više nije uvođenje još jednog alata, nego promjena načina na koji informacije prolaze kroz poslovni proces.
Privremena rješenja uvedena za kratkotrajnu pomoć rijetko ostaju privremena. Nakon što su pomogla u određenoj situaciji, nastavljaju se koristiti ponovno, kada zatreba, ili kada je gužva.
Excel tablica je trebala služiti za praćenje nekoliko zadataka. Zadatak po zadatak postaje glavni izvor informacija za cijeli tim. Bilješke koje je vodio zaposlenik, da bi pratio svoj svakodnevni rad, opetovanom upotrebom postale su referenca za svakodnevne aktivnosti. Komunikacija se trebala odvijati kroz službene kanale. U gužvi i nedostatku vremena započelo se s dopisivanjem u privatnim grupama, i nastavilo.
Dijelovi procesa počinju ovisiti o alatima koji nisu bili predviđeni za takvu ulogu. Organizacija se prilagođava takvom nekontroliranom načinu rada. Novi zaposlenici uče gdje se informacije nalaze, sve izvan zamisljenih poslovnih sustava.
Problem rijetko postaje vidljiv odmah. Pojavljuje se tek kada poslovanje naraste i veći broj zaposlenika počne koristiti iste informacije. Privremene evidencije postaju sastavni dio procesa, a poslovanje sve više ovisi o ljudima koji znaju gdje se pojedini podaci nalaze, umjesto o sustavima koji bi njima trebali upravljati.
Informacije o kupcima mijenjaju se tijekom suradnje. Što učiniti kada ista informacija postoji na više mjesta?
Nova adresa upisana je u evidenciju, ali druga evidencija sadrži staru adresu. Dio organizacije koristi broj telefona zabilježen u dokumentu, dok ostali nastavljaju raditi prema svojim starim podacima. Pojedinačne razlike djeluju benigno, dok se tijekom vremena nakupljaju.
Podaci ne nedostaju, naprotiv, ima ih i viška. Ista informacija postoji na nekoliko mjesta istovremeno, postavlja se opravdano pitanje: "Koja je verzija točna?" Dio vremena posvećenog poslu odlazi na provjere, i uspoređivanje različitih evidencija podataka.
Takve situacije pojavljuju se kao mali zastoji u svakodnevnom radu. Pogrešna dostava, poziv na krivi broj, niz je malih kratkotrajnih problema u poslovanju. Kada se počnu ponavljati u velikom broju, postaju dio operativnog opterećenja koje organizacija nosi.
Postaje sve teže utvrditi gdje se nalazi posljednja verzija informacija. Isti kupac tada se pojavljuje u više evidencija, s više verzija istih podataka.
Isti obrazac počinje se pojavljivati i u svakodnevnim procesima, zadatak se više ne izvršava unutar jednog sustava. Tijekom obrade prolazi kroz više alata, a informacije se prenose između različitih evidencija putem raznih komunikacijskih kanala.
Kupac je prijavio kvar putem e-maila. Administrator potom otvara Excel tablicu i evidentira novi servisni nalog za kvar. Informacije o lokaciji i vrsti kvara, te terminu intervencije i zaduženom timu šalju se tehničaru putem poruke ili telefonskog poziva.
Dolaskom na lokaciju tehničar fotografira stanje opreme mobilnim uređajem. Dodatne napomene o intervenciji zapisuje u vlastite bilješke, te će ih kasnije prenijeti u evidenciju. Nakon završetka intervencije tehničar status naloga šalje natrag administraciji putem e-maila.
Intervencija je završena i kupac je dobio potrebnu uslugu. Međutim, cijela povijest tog servisnog naloga sada je raspoređena kroz e-mail komunikaciju, Excel tablice, poruke, fotografije i osobne bilješke zaposlenika. Svaki dio procesa postoji, ali nigdje ne postoji cijeli proces.
Rekonstrukcija onoga što se dogodilo tijekom intervencije postaje zaseban operativni zadatak. Umjesto da se otvori jedan servisni nalog, zaposlenici pretražuju više aplikacija i komunikacijskih kanala kako bi složili cjelovitu sliku događaja.
S vrlo sličnom situacijom susreli smo se tijekom razvoja operativne platforme Officium WasteManager. Servisni nalozi uspješno su se izvršavali, ali su informacije bile raspoređene između e-mail komunikacije, Excel tablica, telefonskih poziva i bilješki koje su vodili djelatnici na terenu. Svaki alat imao je svoju svrhu, ali nijedan nije prikazivao cijeli operativni proces.
Cilj projekta nije bio razviti još jednu mobilnu aplikaciju uz postojeće alate. Fokus je bio povezati cijeli tijek rada u jedan operativni proces. Podaci uneseni na terenu odmah su postali dostupni administraciji, voditeljima i ostalim zaposlenicima, bez dodatnog prepisivanja ili prijenosa informacija između sustava.
Organizacija posluje na približno istoj razini. Servisni nalozi se zaprimaju, intervencije odrađuju... Broj koraka ostao je isti, ali posao administracije je znatno veći.
Informacije je potrebno pronaći, i usporediti s drugim evidencijama. Dio podataka se podudara, i promjene se prenose između više alata kako bi svi uključeni imali pristup informacijama. Svaki korak traje kratko, ali ih je mnogo. Ponavljaju se tijekom radnog dana, i postaju dio svakodnevnog opterećenja.
Niz manjih aktivnosti oduzima sve više vremena zaposlenicima, postale su dio svakodnevne rutine. Organizacija više ne troši jednako vremena na obavljanje osnovnog posla. Troši ga na aktivnosti koje su nužne kako bi povezale informacije između alata i evidencija. Administracija raste, a opseg stvarno obavljenog posla ostao je isti.
Prednost centraliziranog sustava je mogućnost da svi zaposleni prate sve informacije i aktivnosti na jednom mjestu.
Podatak unesen tijekom rada na terenu odmah postaje dostupan svima. Promjene se evidentiraju samo jednom, bez dodatnog prijenosa između različitih alata. Status aktivnosti prati se bez otvaranja više aplikacija. Sustav je brz, a prostor za grešku znatno manji.
Svakodnevne operacije pojednostavljene su, novi zaposlenici uključuju se u procese. Informacije su dostupnije, a poslovne aktivnosti preglednije, svima istodobno. Nema traženja podataka, i sve više vremena ostaje za izvršavanje posla.
Kako raste broj aktivnosti koje je potrebno pratiti, administracija se ne povećava. Centralizirani sustav omogućuje da se više posla obrađuje bez povećanja administracije. Informacije se koriste unutar istog sustava, bez potrebe za dodatnim koracima.
Mobilna aplikacija nije još jedan alat u nizu poslovanja. Ona objedinjuje mjesto gdje se prikupljaju podaci i prati tijek naloga. Procesi su vidljivi svima jednako, u realnom vremenu, i bez dodatnih korekcija.
Informacije se počnu prikupljati unutar jednog sustava, i mijenja se način na koji organizacija prati poslovanje. Aktivnosti i status naloga postaju vidljivi bez dodatnog prikupljanja podataka.
Pristup informacijama je jednostavniji, a izvještavanje brže jer su podaci centralizirani. Promjene su vidljive svim sudionicima odmah po nastanku, timovi više ne čekaju ručni unos informacija kako bi nastavili s radom. Pronalaženje i uspoređivanje sada ostavlja više vremena za analizu i rast poslovanja.
Kako raste količina informacija, digitalizirani procesi omogućuju da podaci ostanu dostupni i pregledni svima. Administracija sada uzima jednako vremena, bez obzira na broj aktivnosti, zaposlenika ili klijenata. Informacije više nisu vezane uz pojedine zaposlenike ili osobne evidencije. Znanje o poslovnim aktivnostima dostupno je unutar sustava.
Digitalizacija postaje više od zamjene postojećih radnih tokova, nosi prednosti u poslovanju i stvara preduvjete za učinkovitije upravljanje procesima, jednostavniju koordinaciju i budući razvoj organizacije.
Velik broj pomoćnih alata nastaje postupno, kao odgovor na konkretne potrebe poslovanja. Svaki od njih rješava određeni problem, a zajedno postaju dio svakodnevnog rada.
Kako organizacija raste, nekad dovoljni sustavi počinju stvarati dodatne međukorake. Poslovanje se nastavlja, informacije zapinju putem kroz organizaciju.
Mobilna aplikacija objedinjuje aktivnosti i informacije na jednom mjestu te pojednostavljuje način rada. Vrijeme potrebno za razvoj mobilne aplikacije ovisi o složenosti procesa, funkcionalnim zahtjevima i poslovnim ciljevima. Pravi izazov nije razviti još jednu aplikaciju, nego izgraditi sustav u kojem se cijeli poslovni proces odvija na jednom mjestu, umjesto kroz niz nepovezanih alata.
Ako se ova tema odnosi na projekt koji planirate, možete nam se javiti izravno ili proći kroz project estimation flow za strukturiranu prvu procjenu.
