Excel je godinama jedan od najčešćih alata za organizaciju poslovanja. Koristi se za razne namjene; praćenje klijenata, prodajnih aktivnosti, zadataka, projekata i brojnih drugih operativnih procesa. U ranim fazama razvoja poslovanja često je sasvim dovoljno rješenje. Informacije su dostupne malom broju ljudi, a više od toga nije niti potrebno. Procesi su jednostavniji, i većina aktivnosti može se pratiti bez upotrebe složenijih sustava.
Promjene nadolaze postupno, pojavljuju se nove tablice i novi komunikacijski kanali. Dio informacija ostaje u e-mailovima, dio se sakrio u privatnim bilješkama. Pojedini zaposlenici održavaju podatke u dokumentima. Posao teče dalje, ali koordinacija uzima sve više vremena.
S rastom poslovanja raste i količina podataka. Prodaja vodi vlastite evidencije, dok administracija ima svoje izvore informacija, a operativni timovi stvaraju nove načine praćenja svakodnevnog tempa rada. Rješenja nastaju iz stvarne potrebe, ali do kada će se moći gomilati? Kada je poslovanje preraslo Excel?
Odgovor se ne nalazi u broju zaposlenika, klijenata ili otvorenih projekata. Tvrtke iste veličine mogu imati potpuno različite operativne potrebe. Prvi pravi signal pojavljuje se kada koordinacija između timova počne zahtijevati više vremena od samog izvršavanja posla. Tada Excel više nije organizacijski alat koji podržava poslovanje, nego postaje ograničenje njegovom daljnjem rastu.
Excel dobro funkcionira pri ograničenoj razini poslovanja. Kada se poveća, i broj aktivnosti za praćenje raste. Nekad jednostavan unos podataka sada zahtjeva niz dodatnih administrativnih koraka. Iz dana u dan broj se povećava.
Prvi problemi pojavljuju se kada isti podatak treba evidentirati na više mjesta. Provjere statusa vrše se pozivima i porukama, što ne uzima puno vremena. Kako obujam posla raste, broj provjera raste zajedno s njime. Dio radnog dana počinje odlaziti na koordinaciju, umjesto na aktivnosti koje stvaraju nove vrijednosti.
Operativna uska grla nastaju kada količina administracije u svakodnevnim procesima raste brže od samih operacija. To je znak da postojeći način organizacije rada više ne prati potrebe poslovanja. Učinkovitost rada počinje opadati.
Sve dok mali broj ljudi ima pregled nad informacijama sustav funkcionira. Rastom poslovanja povećava se i broj zaposlenika, klijenata; i dio informacija ostaje izgubljen u e-mailovima i privatnim bilješkama. Komunikacija između zaposlenika sve se više vodi izvan službenih kanala.
Problemi nastaju kada je dostupnost informacija ovisna o pojedincima. Prodaja vodi svoje evidencije klijenata, administracija svoje, a operativni timovi na vlastite načine prate aktivnosti. Informacije postoje, ali nisu jednako dostupne svim odjelima. Koje su prave?
U početku takav način rada prolazi gotovo neprimijećeno jer isti ljudi svakodnevno razmjenjuju informacije i dobro poznaju procese. Problem postaje vidljiv tek kada treba brzo pronaći određeni podatak, uključiti novog zaposlenika ili zamijeniti osobu koja je godinama održavala evidencije. U tom trenutku postaje jasno da poslovanje više ne ovisi o sustavu, nego o znanju pojedinaca koji znaju gdje se informacije nalaze.
Terenska servisna tvrtka prati radne naloge kroz Excel tablice. Po završetku intervencije tehničar javlja status u ured telefonom. Administracija tada ažurira podatke i priprema dokumentaciju, a informacije se prosljeđuju dalje. Sustav rada funkcionira dok je broj intervencija ograničen.
Broj naloga počne rasti, i poveća se broj poziva i administrativnih koraka po intervenciji. Sve veći dio radnog vremena počinje odlaziti na koordinaciju, umjesto na izvršavanje posla na terenu. Prijenos informacija vrši se između više zaposlenika prije unosa u evidenciju.
To je trenutak kada je poslovanje preraslo postojeći način rada. Operativni sustav omogućio bi da se status naloga i dokumentacija evidentiraju unutar jednog procesa. Rast broja odrađenih intervencija tada više ne povećava količinu administrativnog rada, a zaposlenici manje vremena troše na koordinaciju i više na rast poslovanja.
Pogreške se pojavljuju kada se isti podaci održavaju na više mjesta istovremeno. Jedna evidencija je ažurirana, druga ostaje nepromijenjena, a razlike postaju vidljive po poslovanju tek kada je potrebno donijeti odluku ili je došlo do pogreške.
Informacije se tijekom poslovanja nadopunjuju, mijenjaju i prenose između prodaje, administracije i operativnih timova. Nakon određenog vremena postaje teško utvrditi koja evidencija sadrži posljednju verziju podataka, različiti odjeli koriste različite izvore informacija. Informacije postoje unutar poslovanja, ali više nije jasno koja evidencija predstavlja stvarno stanje.
Čini se kao da je došlo do pojedinačne pogreške. Kako poslovanje raste, povećava se i broj pogrešaka. Sve više vremena odlazi na usporedbe i ispravljanje podataka. Razlike između evidencija postale su sve češće, a potraga za podacima dio svakodnevnog rada.
Svakodnevno poslovanje često stvara velike količine podataka; informacije o prodaji, operacijama, klijentima i aktivnostima zaposlenika. Do tih informacija nije uvijek moguće lako doći.
Naizgled jednostavna pitanja najednom zahtijevaju dodatne provjere. Koji projekti kasne? Koliko je radnih naloga završeno ovaj tjedan? Odgovori su zatrpani u više evidencija, i zahtijevaju komunikaciju između odjela.
Takve situacije dolaze kasnije, kako poslovanje raste polako se ugrađuju u svakodnevni rad. Sve više vremena odlazi na prikupljanje informacija. Prvi signal ovih poteškoća u poduzeću je kada priprema podataka za donošenje odluke traje dulje od same odluke.
Kod projekata digitalizacije poslovanja najveći izazov predstavlja usklađivanje podataka i radnih tokova između odjela. Godinama prije digitalizacije informacije se pohranjuju u različitim dokumentima, Excel tablicama, i alatima.
Upravo s takvom situacijom susreli smo se tijekom razvoja operativne platforme Officium WasteManager. Različiti odjeli godinama su razvijali vlastite evidencije i prilagođavali procese vlastitim potrebama. Informacije su postojale unutar organizacije, ali su bile raspoređene kroz Excel tablice, interne dokumente i odvojene alate. Prije donošenja važnijih operativnih odluka bilo je potrebno usporediti podatke iz više izvora kako bi se utvrdilo stvarno stanje.
Razvoj jedinstvenog operativnog sustava omogućio je objedinjavanje podataka i poslovnih procesa na jednom mjestu. Umjesto da svaki odjel održava vlastitu verziju informacija, svi su počeli raditi nad istim skupom podataka. Izvještaji više nisu zahtijevali prikupljanje informacija iz različitih izvora, nego su nastajali kao prirodan rezultat svakodnevnog rada u sustavu.
Signal za uvođenje ERP sustava je kada izvještaji više ne nastaju iz jednog izvora podataka. Informacije je potrebno prikupiti iz svih evidencija, usporediti podatke i utvrditi stvarno stanje poslovanja.
To je trenutak kada poslovanje prerasta odvojene evidencije i pomoćne alate. Podaci nastaju unutar zajedničkog procesa, umjesto kroz više nepovezanih izvora informacija.
Rastom poslovanja raste i broj klijenata ili projekata. Unutar operative, procesi koji su nekada funkcionirali bez poteškoća počinju zahtijevati dodatno vrijeme za provjere i administrativne aktivnosti.
Dolazi do zapošljavanja novih ljudi ili uvođenja dodatnih koraka u poslovne procese. Za sada situacija drži vodu. Ali kako poslovanje nastavlja rasti, za iste zadatke potrebno je sve više vremena.
Pravi signal pojavljuje se kroz svakodnevni rad. Administracija počinje usporavati operativu, informacije postaju sve teže dostupne, a izvještaji zahtijevaju dodatne provjere prije nego što se mogu koristiti za donošenje odluka. Sve više zaposlenika sudjeluje u održavanju procesa koji su nekada funkcionirali bez dodatne koordinacije. Poslovanje raste, ali način rada postaje njegovo najveće ograničenje.
To je trenutak kada poslovanje prerasta Excel tablice. Bolja organizacija informacija više ne rješava postojeće probleme. Kada poslovanje preraste postojeća rješenja, situaciji se pristupa iz drugog ugla.
Ne postoji univerzalna točka poslovanja u kojoj treba prijeći s Excela na ERP sustav. Broj zaposlenika ili klijenata sam po sebi ne definira to pitanje. Tvrtke iste veličine mogu imati potpuno različite operativne potrebe.
Pravi signal pojavljuje se kroz svakodnevni rad. Administracija počinje usporavati operativu, i informacije postaju sve teže dostupne. Izvještaji tada zahtijevaju dodatne provjere, a održavanje postojećih procesa traži sve više vremena i zaposlenika. Poslovanje raste, ali način rada ga sve više usporava.
Upravo zato odluka o uvođenju ERP ili drugog operativnog sustava nije prvenstveno tehnološka odluka. To je organizacijska odluka koja određuje može li način rada nastaviti pratiti rast poslovanja. Tvrtke iste veličine mogu imati potpuno različite potrebe, ali operativni signali gotovo su uvijek isti. Prepoznati ih na vrijeme često je važnije od samog odabira softverskog rješenja.
Ako se ova tema odnosi na projekt koji planirate, možete nam se javiti izravno ili proći kroz project estimation flow za strukturiranu prvu procjenu.
