Softver po mjeri najčešće se procjenjuje prema cijeni razvoja i vremenu potrebnom za implementaciju. Takav pogled lako je vidljiv u počecima, ali cijela slika pokazat će se tek kada sustav postane dio svakodnevnog poslovanja.
Vrijednost prilagođenog softvera proizlazi iz načina na koji mijenja svakodnevni rad; manji broj potrebnih koraka i manje manualnog rada, jednostavniji protok informacija, manje koordinacije između zaposlenika… Iako promjene često izgledaju male, njihov se učinak povećava svakim novim sljedećim zadatkom.
Koristi prilagođenog softvera zato su mjerljive tek kasnije, kada pojednostave operativu. U takvim se promjenama postupno otkriva stvarna vrijednost prilagođenog softvera.
Operativna složenost nastaje kroz poslovne procese koji se razvijaju zajedno s organizacijom. Svaki novi klijent ili usluga donose dodatne korake koje je potrebno uskladiti. Utjecaj na način svakodnevnog rada raste, s vremenom se novi procesi standardiziraju.
Novi alati i dodatne evidencije uvode se kako bi riješili pojedinačan problem. Svaka od uvedenih promjena ima svoje opravdanje, ali zajedno znatno povećavaju broj aktivnosti potreban za izvršavanje zadatka. Informacije prolaze kroz ručne provjere sve većeg broja ljudi, a poslovni procesi postupno postaju složeniji.
Takve se promjene rijetko prepoznaju kao jedan operativni trošak jer su raspoređene kroz desetke malih aktivnosti koje se svakodnevno ponavljaju. Pojedinačno izgledaju beznačajno, ali zajedno troše vrijeme zaposlenika samo kako bi održali postojeći način rada, umjesto da stvaraju novu vrijednost poslovanja.
Nove aktivnosti rijetko zamjenjuju postojeće. Najčešće se samo dodaju procesu. Ručni unos podataka, provjera informacija u više sustava i prijenos podataka između odjela postupno postaju dio svakodnevne rutine. Tek nakon stotina ponavljanja postaje jasno koliko je dodatnog rada nastalo oko istog zadatka.
Prilagođeni softver uklanja nepotrebne aktivnosti unutar procesa. Informacija se unosi jednom i ostaje dostupna svima u procesu bez dodatnih provjera. Nema ručnog prijenosa između alata ili odjela. Broj potrebnih koraka koji ne stvaraju dodatnu vrijednost time je smanjen, a zaposlenici se mogu preusmjeriti na produktivnije aktivnosti.
Servisni zahtjev zaprima se e-mailom, ručno unosi u sustav, telefonom dodjeljuje tehničaru, a po završetku ponovno evidentira radi izrade računa. Tijekom procesa isti se podaci više puta prenose između ljudi i alata, iako ostaju nepromijenjeni.
Učinak takvih promjena postaje vidljiv kada se isti proces ponovi kroz desetke narudžbi ili radnih naloga u tijeku radnog dana.
Poslovni procesi usporavaju zato što sve više vremena odlazi na pomoćne aktivnosti; traženje informacija, provjera podataka, odgovaranje na upite i prebacivanje između različitih sustava postali su dio svakodnevne rutine. Traju kratko, ali njihov broj raste.
Prilagođeni softver omogućuje da informacije budu dostupne kada su potrebne, bez dodatnog traženja ili provjera. Zaposlenici tako manje vremena gube koordinirajući procese. Smanjuje se prostor za ljudske pogreške i nesporazume u komunikaciji.
Učinak promjena postaje vidljiv tek kada organizacija tijekom duljeg razdoblja obavlja isti opseg posla, ali uz manje administracije i manje operativnog opterećenja.
Koordinator servisa pregledava nove zahtjeve pristigle e-mailom i ručno ih evidentira. Provjerava podatke o korisniku, otvara radni nalog i zove telefonom tehničara da dogovori izlazak na teren. Provjerava stvarnu raspoloživost potrebnih dijelova odlaskom u skladište. Sve promjene u nalogu, u vezi termina ili dodatnih zahtjeva, ukoliko nastanu, unijet će ručno tijekom dana te potom ponovno kontaktirati tehničara da mu ih prenese putem e-maila, poruka, poziva….
Nijedan od tih koraka pojedinačno nije složen, ali zajedno zauzimaju značajan dio radnog dana. Što organizacija ima više klijenata i radnih naloga, to više vremena odlazi na koordinaciju umjesto na izvršavanje stvarnog posla.
Prilagođeni softver centralno je mjesto koje povezuje sve sudionike procesa u jedinstven sustav. Radni nalog, status intervencije, pa čak i utrošeni materijal završavaju zajedno unutar sustava. Nema telefonskih poziva, e-maila niti poruka. Nema vremena utrošenog na koordinaciju i održavanje procesa, već se ono troši na organizaciju rada i rješavanje situacija koje doista zahtijevaju radnikovu koncentraciju i iskustvo.
Veći broj klijenata, narudžbi ili zaposlenika povećava opterećenje na postojeće procese. Neke su aktivnosti bile prihvatljive u manjem opsegu rada, ali postupno postaju ograničenje u radu. Rastom poslovanja povećalo se i potrebno vrijeme koje na njih odlazi.
Vrijednost softvera posebno dolazi do izražaja tijekom rasta poslovanja. Procesi ostaju pregledni, administracija ne raste istim tempom kao broj korisnika ili narudžbi, a sustav se može razvijati zajedno s organizacijom bez potrebe za promjenom načina rada
Softver po mjeri ne donosi najveću vrijednost zamjenom jednog alata drugim. Najveća vrijednost softvera po mjeri dolazi iz uklanjanja operativnih aktivnosti koje se svakodnevno ponavljaju. Manje ručnih provjera i manje ispravaka postupno smanjuju operativnu složenost poslovanja.
Najveća vrijednost softvera po mjeri ne nastaje odmah nakon implementacije. Ona se gradi svakim izvršenim radnim nalogom, svakom automatski prenesenom informacijom i svakim procesom koji više ne zahtijeva dodatnu koordinaciju. Kako poslovanje raste, upravo te male operativne promjene postaju jedna od najvećih dugoročnih vrijednosti organizacije.
Ako se ova tema odnosi na projekt koji planirate, možete nam se javiti izravno ili proći kroz project estimation flow za strukturiranu prvu procjenu.
