U ranim fazama poslovanja SaaS rješenje često je najbrži i najisplativiji način digitalizacije procesa. Sustav je dostupan odmah, početno ulaganje je manje, a organizacija ne mora prolaziti kroz razvoj i implementaciju rješenja izrađenog po mjeri.
Takav je pristup opravdan dok su poslovni procesi relativno jednostavni, broj korisnika malen, a dugoročni način rada još nije u potpunosti definiran. Organizaciji u toj fazi nije potrebna potpuna fleksibilnost, nego sustav koji uz minimalno ulaganje vremena i resursa pouzdano podržava svakodnevne operacije.
Kako poslovanje raste, povećava se i broj procesa kojima treba upravljati. Jedan CRM ili operativni alat u početku može biti dovoljan, ali isti poslovni proces kasnije uključuje ERP, računovodstveni sustav, platformu za korisničku podršku i dodatne interne alate. Svaki novi sustav rješava konkretan problem, ali istodobno postaje još jedno mjesto kroz koje informacije moraju prolaziti.
SaaS nije bio pogrešna odluka. Omogućio je organizaciji da brzo digitalizira poslovanje i podržao njezin početni rast. Problem nastaje kada postojeći sustavi više ne mogu pratiti stvarni način rada, potrebne prilagodbe nisu dostupne, a svaka nova integracija povećava broj međuovisnosti. Promjene koje su nekada bile jednostavne sada utječu na više timova, procesa i sustava.
Build vs. buy odluka tada prestaje biti samo tehnološko pitanje. Ona ovisi o tome koliko postojeći sustavi podržavaju svakodnevne operacije, koliko je organizacija ograničena njihovim mogućnostima i mogu li pratiti sljedeću fazu poslovnog rasta. U kojem trenutku izgradnja vlastitog sustava postaje realna poslovna opcija?
Novi alati uvode se kao odgovor na konkretne poslovne potrebe u datom trenutku. Odluka je logična; potreban je novi način izvještavanja, bolja korisnička podrška ili neka dodatna funkcionalnost sustava.
Poslovanje se prilagođava, a procesi postaju sve složeniji. Različiti odjeli koriste različita rješenja za svoje svakodnevne zadatke. Problem je u načinu na koji svi ti sustavi rade zajedno.
Prodajni tim unosi podatke o kupcima u CRM, operativni tim upravlja narudžbama kroz ERP, korisnička podrška koristi zasebnu platformu, a financijski odjel radi u računovodstvenom sustavu. Svaki alat ima svoju ulogu, ali informacije potrebne za izvršavanje jednog poslovnog procesa više se ne nalaze na jednom mjestu.
Promjena statusa kupca u jednom sustavu zahtijeva dodatnu provjeru u drugom. Dio informacija prenosi se automatski kroz integracije, ali dio ovisi o ručnom unosu. Broj mjesta na kojima se informacije mogu izgubiti raste.
Tvrtka koristi CRM za prodaju, ERP za upravljanje narudžbama i zasebnu platformu za korisničku podršku. Kada kupac zatraži izmjenu postojeće narudžbe, informacija mora proći kroz više odjela i sustava, dok svaki tim vidi samo svoj dio procesa. Svaka dodatna provjera i prijenos podataka produljuju vrijeme potrebno za obradu zahtjeva.
Takvo stanje nije posljedica jedne pogrešne odluke, nego niza opravdanih izbora donesenih u različitim fazama razvoja poslovanja. Kako organizacija raste, povećava se broj uključenih zaposlenika, informacije se pohranjuju na više mjesta, a nekada jednostavni procesi počinju zahtijevati koordinaciju između više timova i sustava.
SaaS rješenja dobro odgovaraju većini organizacija dok se njihovi procesi uklapaju u standardne modele rada. Problemi se pojavljuju kada poslovanje razvije specifične uvjete, dodatne razine odobrenja ili iznimke koje sustav nije predvidio. Proizvodi i usluge tada prolaze kroz provjere koje se više ne mogu provesti unutar postojećeg tijeka rada.
SaaS nudi sustav sa svojim procesom obrade. Kada veći klijenti zahtijevaju dodatne financijske provjere dolazi do problema. Sustav ne podržava takav tijek rada, pa se komunikacija seli u e-mail i telefonske pozive.
Proces više nije u potpunosti vidljiv unutar sustava. Dio odluka donosi se izvan službenog tijeka rada, kroz e-mail, telefonske pozive i interne dogovore. Pojedine provjere ovise o komunikaciji između uključenih zaposlenika, njihovu poznavanju procesa i informacijama koje nisu evidentirane na jednom mjestu.
Svaka nova iznimka zahtijeva dodatni korak. Kako broj iznimaka raste, raste i vrijeme potrebno za izvršavanje svakodnevnih operacija. Zaposlenici se sada prilagođavaju ograničenjima sustava koji više ne prati stvarni način rada organizacije.
Integracije su odgovor na poslovne potrebe poduzeća. Tvrtke žele povezati sustave, smanjiti ručni unos podataka, ubrzati poslovne procese i razmjenu informacija. Dolazi do uklanjanja dijela administracije, broj ponavljajućih zadataka se smanjuje.
Poslovanje sada ovisi o većem broju međusobno povezanih sustava. Promjena koja je nekada zahvaćala samo jedan proces danas zahtijeva prilagodbe na više mjesta. Sustavi više ne funkcioniraju neovisno, pa svaka sljedeća izmjena može utjecati na prijenos podataka, izvještavanje i rad drugih odjela.
Tvrtka uvodi novu vrstu usluge. Proces započinje u CRM-u, ali iste podatke koriste ERP, računovodstveni sustav i interni izvještaji. Potrebno je prilagoditi način prijenosa podataka između sustava, pritom sačuvati postojeće integracije i osigurati da svi povezani procesi nastave ispravno funkcionirati.
Promjena koja je nekada bila jednostavna sada uključuje više sustava, više odgovornih osoba i veći broj međuovisnosti. Integracije su povezale podatke, ali su istodobno stvorile novu razinu tehničke i operativne složenosti.
Pri procjeni troška poslovnog softvera teško je izmjeriti vrijeme koje zaposlenici svakodnevno ulažu samo kako bi procesi nastavili funkcionirati. Dio radnog dana odlazi na administrativne zadatke koji izvorno nisu bili dio procesa. Odluke zahtijevaju dodatnu koordinaciju, a pojedini koraci postoje isključivo kako bi povezali odvojene sustave. Iako se rijetko evidentiraju kao zaseban trošak, te aktivnosti izravno troše radno vrijeme zaposlenika.
Operativna složenost ne nastaje odjednom, nego kroz niz malih prilagodbi. Jedna dodatna provjera traje svega nekoliko minuta, ali u proces uključuje još jednu osobu i stvara novu točku koordinacije. Pojedinačno takve promjene izgledaju beznačajno, ali njihov se učinak množi svakim ponavljanjem procesa.
Isti se obrazac pojavljuje kada organizacija koristi velik broj zasebnih alata za različite poslovne funkcije. Trošak više nije ograničen na licence, nego uključuje vrijeme potrebno za prijenos informacija, dodatne provjere, ispravke i koordinaciju između timova. Upravo taj svakodnevni operativni napor često postaje skuplji od samog softvera.
Operativna složenost samo je jedan dio odluke. Dugoročni troškovi i operativna usklađenost postaju jednako važni kada organizacija procjenjuje može li postojeće SaaS rješenje i dalje podržavati razvoj poslovanja.
Organizacija razvija nove usluge, uvodi dodatne procese i širi se na nova tržišta. Od postojećeg sustava očekuje sve veću fleksibilnost, ali on sve teže podržava nove zahtjeve i postupno postaje ograničenje budućeg razvoja. Postojeći procesi još funkcioniraju, dok svaka nova inicijativa zahtijeva prilagodbe, zaobilazna rješenja ili poslovne kompromise.
Nova usluga zahtijeva drukčiji način obračuna. Poslovna potreba postoji, kao i tržišna prilika, ali postojeći sustav ne podržava potrebnu promjenu. Organizacija više ne može samostalno odlučivati o smjeru razvoja jer dio poslovnih odluka ovisi o planovima dobavljača i funkcionalnostima koje će on eventualno omogućiti. Novi zahtjevi moraju se uklopiti u okvir koji nije oblikovan prema specifičnim potrebama organizacije.
Takva ograničenja postaju vidljiva postupno. Kako poslovanje raste, zahtjevi postaju složeniji, a postojeći sustav sve teže prati smjer razvoja organizacije. Ključno pitanje više nije funkcionira li sustav danas, nego može li podržati poslovni model koji organizacija planira razvijati sutra.
Većina tvrtki u ranim fazama razvoja odabire najbrži i financijski najpristupačniji način digitalizacije poslovanja. Takva rješenja omogućuju organizaciji da raste i pouzdano podržavaju procese koji su joj u tom trenutku potrebni.
Nijedan problem opisan u ovom članku sam po sebi ne znači da je došlo vrijeme za softver po mjeri. Pojedinačne iznimke, dodatne provjere i integracije često se mogu uspješno riješiti unutar postojećih sustava. Međutim, svako takvo rješenje ima granicu nakon koje dodatne prilagodbe više ne smanjuju, nego povećavaju složenost poslovanja.
Ključno pitanje postaje može li postojeće rješenje i dalje pratiti razvoj poslovanja bez sve većeg broja kompromisa, zaobilaznih rješenja i ručnih procesa. Kada odgovor više nije potvrdan, organizacija počinje tražiti sustav oblikovan prema njezinim procesima i planovima budućeg rasta. Softver po mjeri tada postaje jedna od realnih poslovnih opcija.
Ne postoji univerzalan trenutak u kojem SaaS prestaje biti dobar izbor. Potreba za vlastitim sustavom pojavljuje se kada stvarni način rada, poslovni model i planovi razvoja prerastu mogućnosti dostupnih rješenja. Tada build vs. buy prestaje biti rasprava o tehnologiji i postaje strateška odluka o tome što će podržavati sljedeću fazu poslovnog rasta.
Ako se ova tema odnosi na projekt koji planirate, možete nam se javiti izravno ili proći kroz project estimation flow za strukturiranu prvu procjenu.
